TopsTip申请材料要求小于 2MB，手里的 PDF 却有十几兆，直接把“质量”拉到最低，常会得到一份体积合格、文字看不清的文件。压缩前先判断大文件由什么构成，再选择参数，通常比反复试“最强压缩”更可控。
PDF24 的中文 PDF 压缩工具提供 DPI、图片质量等设置。它的在线版把文件传到服务器处理；另一种选择是只支持 Windows 的 PDF24 Creator，文件在本机处理。Mac、Linux 用户可使用网页版，但不要把网页版跨平台误解为 Creator 也有对应桌面版本。
从原文件开始，一次只调整一个因素
用 PDF 阅读器试着选择正文：如果页面基本是一整张图片、文字无法直接选中，往往属于扫描件；如果可以选择、搜索正文，则至少包含文本层。扫描 PDF 也可能已经做过 OCR，所以这只是快速判断，不能单凭这一项确定文件内部结构。
含有高分辨率照片或扫描页的文件，压缩空间通常主要在图片；本来就很小的文字型 PDF，继续压缩可能收益有限。PDF24 对这些差异也有说明。先保留原件，记录页数、原始大小与提交限制，再进入处理。
- 选入口。普通资料可打开中文在线压缩页；需要文件不离开电脑、又使用 Windows 时，选择 Creator 中的压缩工具。不同入口的界面可能不同，先确认自己正在使用哪一种。
- 加入文件并保留对照。在线版选择 PDF 后，查看参数，先生成一份对照结果。输出文件另存为新名称，不要覆盖原件。
- 先调图片质量。它影响图片编码的取舍，并不等于文件大小百分比。每次降低一档，放大查看最小字号和图片中的文字，再决定是否继续。
- 再看 DPI。它控制图片采样分辨率。普通屏幕阅读可以尝试较低分辨率，但细字、图纸和后续打印需要更多细节；参数是否合适要由输出文件决定，不能只看选项名称。
- 谨慎使用更多选项。灰度可能丢失彩色标注的含义；移除注释、附件或展平表单也会改变文件用途。需要这些内容时，保留它们。
- 达到限制后停止。下载结果并在阅读器打开，核对页数、方向、文字、图章、表单与附件。重新确认文件大小，再提交到目标系统。
如果目标写着 2MB，建议留一点余量，不要只看界面把数值四舍五入后的“2.0MB”。不同系统对单位和边界的处理可能不同；以最终接收系统的检查为准。
还要单独核对提交页面的其他要求：文件大小合格，不代表页数、纸张尺寸、文件名称或允许的格式也合格。把这些条件写成一份短清单，压缩后逐项检查，能避免为了满足一个限制却破坏了另一个条件。
为什么压不小，或者压完反而更大？
“无损”通常保留更多质量，但不能保证明显变小。已经优化过的文件，可能没有多少可清理的冗余；重新编码还可能增加开销。比较结果后保留更合适的一份即可，不必因为执行了压缩操作就一定采用新文件。
如果主要是大量高分辨率扫描图，继续减小通常意味着降低分辨率或图片质量。正文已开始发虚时，先检查是否有重复页、无关封面，或能否从原始文档重新导出更合理的 PDF；不要通过改文件后缀、加 ZIP 包，假装满足系统要求的 PDF 限制。
对文字型 PDF，整份转成图片再压缩可能破坏可搜索、复制和放大后的阅读效果。需要 OCR 文字层的文档，处理后搜索一个已知词并复制一段正文，确认功能仍然满足要求；如果原来是可填写表单，也要重新检查输入区域。
在线压缩与离线压缩的选择同样影响使用方式。PDF24 在线页说明文件会上传处理，并在一小时后自动删除；这属于服务方的处理规则，不能等同于文件从未离开设备。公司、学校或客户资料若有明确的数据处理要求，应按要求选择本机方案。Creator 可用于个人与商业用途，具体系统要求以下载页为准。
如果既要极小体积又要高质量打印，两者可能无法同时满足。先确定读者需要屏幕阅读、存档还是打印，再围绕用途压缩。下载入口与在线、离线功能摘要见 PDF24 Tools 导航页。
